Договір із самозайнятою особою: що перевірити перед підписанням

Хто вважається самозайнятою особою в Україні

Перш ніж підписувати будь-який договір із самозайнятою особою, варто чітко розуміти, з ким юридично ви маєте справу. В українському законодавстві поняття «самозайнята особа» закріплено в Податковому кодексі України (стаття 14.1.226): це фізична особа, яка провадить незалежну професійну діяльність або є фізичною особою-підприємцем (ФОП). Тобто до цієї категорії належать і лікарі, адвокати, нотаріуси, що практикують приватно, і звичайні ФОП на єдиному або загальному оподаткуванні.

Чому це важливо? Бо від статусу виконавця залежить, хто платить податки, як оформлюється договір і чи несе замовник відповідальність за недоутримані збори до бюджету. Плутанина тут коштує дорого — і в прямому, і в переносному сенсі.

ФОП і незалежний професіонал: у чому різниця для договору

ФОП зареєстровано в ЄДР, він самостійно сплачує єдиний внесок і податки. Якщо ви укладаєте договір із ФОП, замовник, як правило, не є податковим агентом і не утримує ПДФО та військовий збір із виплат. Інша ситуація — якщо людина працює як «самозайнятий» без статусу ФОП (наприклад, приватний майстер без реєстрації): тоді замовник-юрособа або ФОП зобов’язаний утримати ПДФО 18% і військовий збір 5% (з 2024 року) та сплатити їх до бюджету. Про нюанси оподаткування фізичних осіб читайте також у статті «Податкова знижка для фізичної особи: як оформити».

Яким буває договір із самозайнятою особою

Співпраця з самозайнятим оформлюється цивільно-правовим договором (ЦПД). Найпоширеніші форми:

• Договір підряду — виконавець зобов’язується виконати конкретну роботу і передати результат (ремонт, розробка сайту, пошиття).
• Договір про надання послуг — виконавець надає послугу (консультування, навчання, переклад), результат не завжди матеріальний.
• Агентський або посередницький договір — самозайнятий діє від імені або в інтересах замовника.

Якщо вам потрібно розібратися, що вигідніше — реєструвати ФОП чи ТОВ для подібних операцій, почитайте порівняльну статтю «ФОП чи ТОВ: що обрати для малого бізнесу».

Чим цивільно-правовий договір відрізняється від трудового

Це ключова межа, яку часто розмивають. Якщо ДПС або суд визнають ваш договір із самозайнятим фактично трудовим, підприємство донарахують ЄСВ, ПДФО і штрафи. Ознаки, що перетворюють ЦПД на «схований» трудовий договір:

• виконавець підпорядкований внутрішньому розпорядку замовника;
• робота виконується лише особисто, без права залучення субпідрядників;
• оплата нарахована щомісяця фіксованою сумою без прив’язки до конкретного результату;
• замовник надає матеріали, обладнання та робоче місце;
• договір автоматично поновлюється без жодних змін умов упродовж багатьох місяців.

Якщо три або більше ознак збігаються — ризик перекваліфікації дуже високий.

Обов’язкові умови договору: що має бути в тексті

Незалежно від виду договору, без цих пунктів документ або визнають недійсним, або він не захистить жодну зі сторін у спорі.

Умова	Що прописати	Чому важливо
Предмет договору	Конкретний результат або послуга, обсяг, стандарти якості	Без цього неможливо довести факт невиконання
Строки	Дата початку, кінцевий строк, проміжні дедлайни	Підстава для пені чи розірвання при простроченні
Ціна та порядок оплати	Сума, валюта, умови оплати (аванс, поетапно, постфактум)	Захист від ситуації «я думав, ми домовились інакше»
Статус виконавця	Вказати № запису ФОП в ЄДР або № свідоцтва про незалежну діяльність	Підтверджує, хто є податковим агентом
Відповідальність сторін	Штраф, пеня, порядок відшкодування збитків	Мотивує виконати зобов’язання вчасно
Порядок приймання	Форма акта, строк перевірки, умови підписання	Фіксує момент переходу ризиків і підставу для оплати
Конфіденційність та ІВ	Кому належать права на результат, умови нерозголошення	Критично для IT, дизайну, консалтингу
Порядок розірвання	Умови дострокового припинення, строк повідомлення	Захист від раптового виходу виконавця з проекту

Акт виконаних робіт — обов’язковий, а не «для галочки»

Акт — це первинний документ, який підтверджує факт надання послуги або виконання роботи. Без підписаного акта замовник не може відобразити витрати у фінансовій звітності, а виконавець не має документального підтвердження виконання зобов’язань. Прописуйте в договорі: хто готує акт, протягом скількох днів його підписують, що відбувається, якщо одна сторона не підписує і не надає зауважень у строк.

Ризики та підводні камені: на що звернути увагу

Укладаючи договір із самозайнятою особою, обидві сторони стикаються з різними ризиками. Розглянемо найпоширеніші — з боку замовника і з боку виконавця.

Ризики для замовника

• Податковий ризик. Якщо виконавець виявиться фізособою без ФОП, замовник-юрособа стає податковим агентом і зобов’язаний утримати ПДФО та військовий збір. Недотримання — штраф 25% від суми недоутриманого податку.
• Ризик перекваліфікації договору. Як описано вище, ДПС може визнати договір трудовим і донарахувати ЄСВ за весь період співпраці плюс штраф.
• Неякісний результат без чітких критеріїв. Якщо в договорі не описані стандарти якості, пред’явити претензії практично неможливо.
• Права інтелектуальної власності. За замовчуванням авторські права залишаються у виконавця. Якщо ви не прописали передачу прав — замовник не може повноцінно використовувати результат.

Ризики для виконавця (самозайнятого)

• Відмова підписувати акт. Замовник затягує підписання або відмовляє без обґрунтованих зауважень — виконавець залишається без оплати і без документів для суду. Рятує чіткий строк у договорі: «якщо замовник не підписав акт і не направив зауважень протягом 5 робочих днів, послуга вважається прийнятою».
• Розмитий предмет договору. «Маркетингова підтримка» або «юридичний супровід» без конкретики — рецепт для суперечок про те, що саме мало бути зроблено.
• Одностороння зміна умов. Замовник додає завдання поза межами договору, а виконавець виконує — і потім не може довести, що це була окрема, неоплачена робота.

Як перевірити статус контрагента перед підписанням

До підписання договору з самозайнятою особою зробіть три прості кроки:

1. Перевірте ФОП в ЄДР — на сайті Міністерства юстиції (usr.minjust.gov.ua) або через Дія. Переконайтеся, що запис активний і вид діяльності відповідає тому, що людина виконуватиме.
2. Запитайте виписку з ЄДР або копію свідоцтва. Це стандартна практика ділового обороту — жоден добросовісний виконавець не відмовить.
3. Уточніть групу єдиного податку. Наприклад, ФОП 1-ї групи не може надавати послуги юридичним особам. Якщо контрагент не відповідає вимогам своєї групи — договір може мати податкові наслідки для обох сторін.

Зверніть увагу: навіть добре складений договір не замінить перевірки контрагента до підписання. Довіра — добре, документи — краще.

Часті запитання

Чи потрібно нотаріально посвідчувати договір із самозайнятою особою?

За загальним правилом — ні. Договори підряду та про надання послуг між юрособами, ФОП і фізособами укладаються в простій письмовій формі. Нотаріальне посвідчення обов’язкове лише у випадках, прямо передбачених законом (наприклад, договори купівлі-продажу нерухомості). Для стандартної співпраці з самозайнятим достатньо підписів сторін і, якщо є, печатки ФОП.

Хто платить ЄСВ за самозайняту особу?

Якщо виконавець — зареєстрований ФОП, він самостійно сплачує єдиний внесок. Замовник у цьому не бере участі. Якщо людина без ФОП-статусу, замовник-юрособа або ФОП зобов’язаний нарахувати і сплатити ЄСВ (22% від суми винагороди) плюс утримати ПДФО та військовий збір.

Що буде, якщо не укласти письмовий договір?

Усна домовленість юридично дійсна для більшості цивільних угод, але довести її в суді практично неможливо. Без письмового договору ви не захищені від заперечення факту замовлення, суми оплати або обсягу роботи. Навіть простий письмовий договір у два абзаци краще, ніж нічого.

Чи може самозайнята особа залучати субпідрядників?

За замовчуванням — так, якщо інше не передбачено договором. Якщо для вас важлива особиста участь конкретної людини (ілюстратора, юриста, консультанта), пропишіть у договорі: «виконавець зобов’язаний виконати роботу особисто без права передачі третім особам». Без цього пункту виконавець може легально передати роботу комусь іншому.

Як правильно розірвати договір із самозайнятою особою?

Якщо договір містить умови дострокового розірвання — дійте за ними. Якщо ні — за Цивільним кодексом України договір підряду може бути розірваний замовником у будь-який час до здачі роботи, але він зобов’язаний оплатити фактично виконану частину та відшкодувати збитки виконавця. Розірвання краще оформлювати додатковою угодою в письмовій формі, щоб уникнути претензій у майбутньому.

Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Умови конкретного договору та наслідки для оподаткування рекомендуємо уточнювати у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.

Висновок

Договір із самозайнятою особою — це не формальність, а реальний захист обох сторін. Чітко прописаний предмет, строки, порядок оплати та приймання роботи дозволяють уникнути більшості конфліктів ще до їх виникнення. Перевіряйте статус виконавця в ЄДР, розмежовуйте цивільно-правові та трудові відносини й не забувайте про акт виконаних робіт — без нього ні замовник, ні виконавець не мають надійного документального підтвердження своїх прав. Якщо співпраця регулярна та на значні суми — одноразова консультація юриста для перевірки шаблону договору окупиться багаторазово.